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Sistema de Agenda Estratégica y Reuniones de Gabinete |
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Agenda Estratégica: Instrumento que permite establecer reglas para que el dirigente organice su tiempo de trabajo, asegurando que las urgencias no controlen su agenda en detrimento de las importancias.
Reuniones de Gabinete: cuya finalidad es transformarse en una instancia productiva para la gestión a través de un pre-procesamiento de temas a tratar y un sistema de información sobre los compromisos asumidos |
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Plan estratégico: orientado a la definición de los resultados que quien dirige la organización se propone alcanzar en el término de su gestión.
Plan productivo: instrumento de comunicación entre quien dirige la organización y los responsables de las unidades organizativas que otorga compromisos sobre la gestión a estos últimos. |
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Monitoreo de compromisos: Permite al titular de la organización ajustar periódicamente el rumbo de la gestión, luego de evaluar el cumplimiento de las metas. |
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Tablero de Comando: Implica una intervención “inteligente” a los efectos de explotar la información disponible en la organización y fuera de ella con la finalidad de monitorear el grado de cumplimiento de los compromisos asumidos en el marco estratégico de la gestión. |
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Sistema de Agenda Estratégica y Reuniones de Gabinete |
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Quienes lideran organizaciones complejas (como lo es actualmente cualquier institución del Estado Nacional, Provincial o Municipal) suelen manifestar su disconformidad con respecto al manejo de sus tiempos de trabajo. Sienten que los temas que requieren atención se les imponen, y que su trabajo consiste la mayor parte del tiempo en atender cuestiones urgentes, que rara vez dejan tiempo para el gobierno de los temas importantes bajo su responsabilidad.
Al mismo tiempo, las urgencias provocan contactos no programados y urgentes con sus colaboradores más cercanos, que con el tiempo desgastan las relaciones, a causa de la ausencia de ámbitos para la puesta en común del rumbo de la gestión y el análisis de problemas.
La Agenda Estratégica es un instrumento sencillo que permite establecer reglas para que el dirigente organice su tiempo de trabajo, a fin de asegurar que las urgencias no controlen su agenda en detrimento de las importancias.
El Sistema de Agenda se complementa necesariamente con el manejo de las Reuniones de Gabinete, ya sea del dirigente con sus asesores y colaboradores más cercanos, como con los responsables de las distintas unidades de gestión. Las reuniones de gabinete proveen un ámbito para la toma de decisiones y el establecimiento de compromisos de gestión. Sin embargo, suele ocurrir que, a causa de un deficitario sistema de seguimiento de compromisos se instala la percepción de que dichas reuniones son una pérdida de tiempo. Un adecuado pre-procesamiento de los temas a tratar y un sistema de información sobre los compromisos asumidos convierten a las reuniones de gabinete en instancias productivas para la gestión. |
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Plan Estratégico y Productivo de la Organización |
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Además del manejo de sus tiempos de trabajo, otra preocupación que suelen manifestar quienes gobiernan organizaciones es la posibilidad de concretar en la acción el proyecto con que se llega al poder. El proyecto de gobierno puede haberse estructurado en un plan de acción o puede manifestarse en una orientación de política, que no necesariamente se ha traducido en un Plan. Cualquiera sea el grado de formalización del Proyecto de Gobierno, el gobernante llega al cargo para transformar la realidad en un sentido deseado por él y validado en la competencia electoral.
Con esta idea, se hace cargo de una organización que preexistía y que tiene un proceso productivo anterior. Una forma simple para que el gobernante pueda darle su impronta a la gestión de la organización es a través de la elaboración de un Plan Estratégico. Un Plan Estratégico no debe ser más complejo que la definición de los resultados que quien dirige la organización se propone alcanzar en el término de su gestión.
Con los resultados estratégicos definidos, la ulterior elaboración de un Plan Productivo (u Operativo) de la organización le permite al líder establecer un instrumento de comunicación y diálogo con los responsables de las unidades de gestión. Una vez definidos los resultados estratégicos, serán ellos quienes propongan qué bienes o servicios deberán producir para alcanzarlos y qué recursos necesitarán que les sean asignados para alcanzar ese nivel de producción. Un Plan Productivo establece compromisos de gestión de parte de los responsables de las unidades organizativas que dependen del titular de la organización. |
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El plan productivo de una organización permite establecer metas anuales y trimestrales para cada unidad de gestión. Esas metas se convierten en un compromiso de producción susceptible de ser modificado si se alteran las condiciones, pero también de ser medido en cuanto a su avance.
La instalación de un Sistema de Monitoreo de compromisos le permite al titular de una organización, a través de los resultados de la evaluación sobre el cumplimiento de las metas, ajustar periódicamente el rumbo de la gestión. |
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Se trata de identificar ordenar y explotar la información disponible en la organización y fuera de la organización con la finalidad de monitorear el grado de cumplimiento de los compromisos asumidos en el marco estratégico de la gestión.
El Tablero de Comando se construye a partir de las prioridades definidas en el plan estratégico de la organización y permite ordenar la relación entre la máxima autoridad de la organización y sus cuadros gerenciales.
Implica una intervención “inteligente” a los efectos de explotar la información existente a partir de un modelo de explotación de datos que no parte de la construcción de grandes proyectos “tecnológicos”, que pueden resultar caros en tiempo político y en recursos financieros.
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